「AIで効率化しろ」と言われても、
何から手をつければいいのか誰も教えてくれない。
この説明会は、その「最初の1つ」を決めるためのものです。
ツールの紹介はしません。流行りの用語も出しません。
あなたの会社のどの業務を、どの順番で、誰が自動化すべきか。
その1点だけをお持ち帰りいただきます。
どれも、あなたの会社だけの話ではありません。
私たちがこの2年でお会いした経営者の、ほぼ全員が同じことを言います。
そして、みなさん決まってこう続けられます。「やらなきゃいけないのは分かっている。ただ、どこから手をつければいいのか分からない」と。
情報が足りないわけではないのです。むしろ多すぎる。ニュースを開けば毎日新しいツールの名前が出てきて、そのたびに「またひとつ遅れた」という感覚だけが積み上がっていく。動けない理由は、知識ではなく判断基準がないことでした。
理由ははっきりしています。世の中に流れているAIの話が、ほとんど「道具の紹介」で終わっているからです。
新しいツールが出た。こんなことができる。使い方はこうだ。——ここまでは、どこでも聞けます。しかし経営者が本当に知りたいのは、その先です。
「うちの会社の、どの業務に、いくらの効果が出て、誰が回すのか」
この問いに答えないまま道具だけを配れば、現場は必ず元のやり方に戻ります。人は、いま回っている手順を捨てるとき、必ず理由を求めるからです。「新しいから」は理由になりません。
そしてもう一つ。多くの会社がいちばん難しい業務から手をつけて、失敗しています。属人的で、判断が多く、例外だらけの業務。そこを最初に選ぶと、必ず途中で止まります。止まった経験は、社内に「やっぱり無理だった」という記憶だけを残します。
なぜ難しい業務を選んでしまうのか。理由は単純で、そこがいちばん困っているからです。困っているところから手をつけるのは、経営判断としては何も間違っていません。ただ、最初の一手としては最悪の選択になります。
困っている業務ほど、例外が多く、判断が絡み、関わる人数も多い。つまり、うまくいくまでの距離がいちばん遠い。そこに最初の体力を全部使ってしまうと、成果が出る前に社内の熱が冷めます。
一度冷めた社内をもう一度動かすのは、最初に動かすよりずっと大変です。だからこそ、1回目は絶対に成功させなければならない。そのために、選ぶ業務を変えるのです。
最初にお伝えしたいことがあります。
あなたの会社でAI活用が進んでいないのは、あなたが詳しくないからでも、社員のやる気が足りないからでもありません。着手する業務の選び方を、誰も教えていないからです。
私たちが支援してきた会社で、最初に自動化がうまくいった業務には、はっきりした共通点がありました。
①毎日か毎週、必ず発生する。②手順が決まっている。③間違えても取り返しがつく。この3つを満たす業務です。
派手さはありません。会議で発表しても拍手は起きません。しかし、ここから始めた会社は例外なく2つ目、3つ目へ進みました。逆に、いきなり「営業の提案書作成」や「与信の判断」から入った会社は、ほぼ全部が3か月以内に止まりました。
つまり、うまくいくかどうかは最初の1つを選んだ時点でほぼ決まっているということです。技術の問題ではなく、順番の問題でした。
説明会でお伝えするのは、次の4つの考え方です。どれも、明日の朝から社内で使えるものだけを選んでいます。
社内の業務を思いつく限り書き出し、この3つの軸で点数をつけます。上位に来たものが、あなたの会社が最初に手をつけるべき業務です。この作業自体は30分で終わります。難しいのは点数のつけ方ではなく、「重要な業務」と「最初にやるべき業務」を混同しないことです。
ツールとして見ると、操作方法に振り回されます。そうではなく、今日入ってきた新人だと思ってください。優秀だが、あなたの会社の事情を何も知らない新人です。新人に仕事を任せるとき、あなたは何をしますか。手順を書き、例を見せ、最初の数回は確認するはずです。AIも同じです。この見方に変えるだけで、指示の出し方が根本から変わります。
全部をAIに任せようとすると失敗します。AIに8割の下地を作らせ、人が2割を仕上げる。この形なら、品質を落とさずに時間だけを圧縮できます。実際、私たちが見てきた成功例のほとんどはこの形でした。全自動を目指した会社ほど、途中で止まっています。
「便利になった気がする」では社内は動きません。着手前に、その業務に月何時間かかっているかを測ります。導入後にもう一度測ります。差が数字で出れば、次の業務への予算も人も自然につきます。最初に測っていない会社は、成果を証明できずに終わります。
新しいやり方は、放っておけば必ず元に戻ります。人は忙しくなると、慣れた手順に戻るからです。これは意志の問題ではなく、ほぼ生理現象だと思ってください。
だから最初から、戻らないための仕掛けを一緒に作ります。やり方は難しくありません。元の手順を残さないこと、そして担当を1人にしないこと。この2つだけです。古いエクセルを「念のため」残した会社は、ほぼ全部そちらに戻りました。
その場で1枚書いていただきます。書き終わった時点で、あなたの会社が最初に手をつける業務が1つに決まります。持ち帰って社内で共有できる形にしてお渡しします。
導入が失敗する最大の理由は、担当者が1人になることです。1人に依存させず、手順を残しながら回す方法をお伝えします。特別なツールは要りません。
役員や他部署に説明するとき、何をどの順番で話せば止められないか。実際に稟議が通った説明の構成をそのまま公開します。
私たちが見てきた失敗には、はっきりした型があります。この3つを避けるだけで、止まる確率は大きく下がります。時間の都合で、ここは説明会でしかお話ししていません。
顧客情報や社外秘をどう扱うか。「使ってはいけない場面」を先に決めておく方法をお伝えします。ここが曖昧なまま進めると、後から全部やり直しになります。
着手前に何を測っておけばよいか。ストップウォッチを持ち出す必要はありません。5分でできる測り方をお伝えします。ここを飛ばすと、あとから成果を説明できなくなります。
その場で、あなたの会社の具体的な業務についてご質問いただけます。実名を出したくない場合は、業種と業務内容だけでも構いません。過去の回では、ここがいちばん役に立ったという声を多くいただいています。
中小企業の業務改善を専門にしてきた実務者が担当します。
製造業の生産管理部門で10年、その後は業務改善の支援側に回り、これまでに従業員10〜300名規模の会社を中心に、現場の手順そのものを組み直す仕事をしてきました。ここ2年はその延長線上でAIの導入支援を行っています。
得意なのは新しい技術の解説ではありません。「その会社で本当に回る手順に落とすこと」です。どれだけ優れた仕組みでも、現場の人が3日で使わなくなれば意味がないと考えています。
説明会では、うまくいった話だけでなく、止まった案件の話も包み隠さずお伝えします。そちらのほうが役に立つからです。
実際、支援した案件のうち何割かは途中で止まっています。止まった理由は毎回ほとんど同じで、選んだ業務が難しすぎたか、担当が1人だったかのどちらかでした。この2つを避けるだけで、続く確率は大きく変わります。
建設業・従業員42名・代表取締役（50代）
「日報の集計から始めろ」と言われて、正直がっかりした。3か月後に考えが変わった。
現場から上がってくる日報を、事務の2名が毎日手で転記して集計していました。これを自動化しろと言われたときは、そんな地味なところからかと思ったのが本音です。もっと大きなところを変えたかった。
ただ、言われたとおりやってみたところ、2名で月に約60時間かかっていた作業が10時間を切りました。空いた時間で、これまで手が回っていなかった見積のフォローを始めたところ、そちらの受注が増えました。今は請求書の突合にも広げています。最初に小さいところで成功したから、社内が反対しなかったのだと思います。
食品卸・従業員18名・専務（40代）
求人にかけていた費用を止めて、その分を仕組みに回した。
事務が1名辞めることになり、補充の求人を出したものの半年間まったく応募がありませんでした。このままでは回らないという状態で説明会に参加しました。
受発注メールの内容を整理して基幹システムに入れる作業が、1日3時間ほど発生していました。ここを下ごしらえまでAIにやらせて、人は確認だけをする形に変えたところ、1日30分程度に収まりました。結果として補充を見送ることができ、求人費もそのまま浮いています。全部を任せるのではなく2割は人が見る、という考え方が自分たちには合っていました。
士業事務所・従業員11名・所長（60代）
情報の線引きを先に決めたことで、所内の反対が消えた。
職業柄、お客様の情報を扱うため、所内には慎重な意見が強くありました。私自身も踏み切れずにいました。
説明会で「使ってはいけない場面を先に決める」という話を聞き、まず線引きを紙1枚にまとめて所内に配りました。それだけで空気が変わりました。今は、お客様の情報を含まない社内向けの文書作成から始めています。順番を間違えなくてよかったと思っています。
金属加工業・従業員67名・取締役（40代）
一度失敗していたので、期待していなかった。今度は続いている。
2年前に一度、外部の会社に頼んで生産計画の自動化に取り組んだことがあります。半年かけて動くところまでは行きましたが、担当していた社員が異動になった途端に誰も触らなくなり、そのまま止まりました。あの半年は何だったのかと、社内では今でも言われます。
今回は、まず社内の議事録と月次報告の作成から始めました。誰がやっても同じ結果になる作業です。担当も最初から2人つけました。半年経ちますが、まだ動いています。前回との違いは、選んだ業務と、人の付け方だけです。技術の話ではありませんでした。
定員が20名と少ないぶん、当てはまる方に確実に届けたいと考えています。ご理解いただけますと幸いです。
当日その場で書いていただくシートを、記入例つきでお渡しします。社内で配って全員に書かせることもできます。
「使ってよい情報／使ってはいけない情報」を仕分けるための1枚です。所内・社内に配る前提の書式にしてあります。
役員会や部門長会議で説明するときの、話す順番をまとめたものです。実際に通った説明の骨格をそのまま載せています。
来月も、再来月も、同じ作業に同じ時間が使われます。求人を出し続け、応募が来ないことに慣れていきます。取引先から聞かれるたびに「検討中でして」と答え続けることになります。1年後、状況はいまと同じか、少し悪くなっています。
90分で、着手する業務が1つ決まります。それは地味な業務です。しかし1か月後には数字が出て、社内が「これはいけるかもしれない」と言い始めます。2つ目、3つ目が自然に決まっていきます。1年後、あなたの会社は人を増やさずに回るようになっています。
かかるのは90分と、通信費だけです。オンラインなので移動も要りません。カメラもマイクもOFFのまま、聞くだけで構いません。
Q. パソコンが得意ではありません。ついていけますか。
A. 問題ありません。
画面の操作方法はお伝えしません。お話しするのは「どの業務から手をつけるか」という判断の話だけです。実際、参加者の半数以上が50代以上の経営者の方です。
Q. 社員や同業者に、参加したことが知られませんか。
A. 知られません。
オンライン開催で、参加者のカメラとマイクは常時OFFです。他の参加者に名前や顔が見えることはありません。表示名を変更していただいても構いません。
Q. 本当に無料ですか。あとから請求されませんか。
A. 完全に無料です。
説明会の参加と資料の受け取りに費用は一切かかりません。最後に、さらに具体的な支援をご希望の方向けのご案内を数分お伝えしますが、その場で契約を迫ることはありません。
Q. うちは業種が特殊です。当てはまりますか。
A. 業種は関係ありません。
お伝えするのは業務の選び方であって、業種別のノウハウではありません。建設・製造・卸・士業・医療・小売と、これまで幅広い業種の方にご参加いただいています。
Q. 途中で退出しても大丈夫ですか。
A. 構いません。
ご都合が悪くなった場合は、いつ退出していただいても結構です。追いかけてのご連絡もいたしません。
Q. 録画やアーカイブはありますか。
A. ご用意していません。
その場でシートを書いていただく時間と、質疑応答が含まれるためです。ご都合のよい回をお選びください。日程が合わない場合は、お申し込み時にその旨をお書き添えいただければ、次回の日程が決まり次第ご連絡いたします。
Q. 説明会のあと、営業の電話がかかってきませんか。
A. こちらから電話をかけることはありません。
ご連絡はメールのみで、しかもご希望があった場合に限ります。追いかける営業をしないと決めているのは、それをやると本当に必要な方に届かなくなるからです。
Q. 社員を一緒に参加させてもいいですか。
A. むしろ推奨しています。
実際に手を動かす方が一緒に聞かれると、社内での共有が早く進みます。1社から複数名でのご参加も受け付けています。お申し込みの際に人数をお知らせください。
ここまでお読みいただき、ありがとうございます。長い文章でしたが、最後まで読まれたということは、いま何かを変えなければと感じておられるのだと思います。
この2年で、たくさんの経営者の方とお会いしてきました。その中で一つ、はっきり分かったことがあります。動き出した会社と、動き出せなかった会社を分けたのは、情報量ではありませんでした。
動き出した会社の社長は、みなさん共通して「まず1つだけ決めた」のです。全体像が見えるまで待たなかった。小さくても、地味でも、1つ決めて動かした。それだけの違いでした。
逆に、情報を集め続けている間に2年が過ぎてしまった会社も、たくさん見てきました。集めた情報が悪かったわけではありません。決める場所が無かっただけだと思っています。
もうひとつ、お伝えしておきたいことがあります。この説明会でお話しするのは、劇的な話ではありません。売上が何倍になるとも、社員が半分で回るとも言いません。言えるのは「月に何十時間かが戻ってくる」ということだけです。
ただ、その何十時間は、いまあなたの会社が一番欲しがっているものではないでしょうか。人を採れないから足りないのであって、時間さえ戻れば採らずに済む仕事は、思っているより多いはずです。
この90分が、その「決める場所」になればと思って開いています。
お会いできることを楽しみにしています。